Factura electrónica 4.4 en Costa Rica: guía práctica para negocios (2026)

Desde el 1 de septiembre de 2025, todo comprobante electrónico que se emite en Costa Rica tiene que ir en la versión 4.4 del formato de Hacienda. Un mes después, el 6 de octubre de 2025, entró a operar TRIBU-CR, la nueva plataforma tributaria que reemplazó a ATV. Y en 2026 Hacienda publicó otra ronda de ajustes que los sistemas deben aplicar desde el 1 de noviembre de 2026.

Si tenés un negocio, son muchos cambios seguidos. Esta guía resume lo que importa en la práctica: qué cambió, qué necesitás para facturar y cómo hacerlo sin que cada venta se convierta en un trámite.

Qué es la versión 4.4

La "versión" es la estructura técnica (el archivo XML) con la que se arma y envía cada comprobante electrónico a Hacienda. La 4.4 reemplazó a la 4.3 y su uso es obligatorio desde el 1 de septiembre de 2025, según las resoluciones MH-DGT-RES-0027-2024 y MH-DGT-RES-0001-2025 (esta última corrió la fecha original de junio a septiembre).

Desde esa fecha, la 4.3 solo se acepta para notas de crédito o débito que corrigen comprobantes que se emitieron en 4.3.

Los cambios que más se notan en un negocio

• SINPE Móvil como medio de pago. Ahora se puede indicar en el comprobante, junto al efectivo y la tarjeta. Para muchos comercios es el medio más usado, así que el comprobante por fin refleja cómo te pagan de verdad.
• Recibo Electrónico de Pago (REP). Es un comprobante nuevo para ciertas ventas a crédito, por ejemplo ventas al Estado o con IVA diferido a 90 días.
• Nuevos tipos de identificación del receptor: "Extranjero no domiciliado" y "No contribuyente".
• Actividad económica con el catálogo CIIU 4. Desde el 6 de octubre de 2025 los códigos de actividad siguen el nuevo catálogo (por ejemplo, "6201.0"). Si tu sistema todavía usa un código viejo, Hacienda puede rechazar el comprobante.
• Más de 140 ajustes técnicos al XML: campos que se eliminaron, cambios en la estructura de CABYS y en las etiquetas de IVA, códigos de exoneración y descuentos. Esto lo resuelve el sistema con el que facturás, no vos, pero conviene saber que existe.

TRIBU-CR: qué cambió para facturar

TRIBU-CR empezó a funcionar el 6 de octubre de 2025 y concentra en la Oficina Virtual (OVI) los trámites que antes estaban en ATV: inscripción y actualización de datos, declaraciones, pagos y la emisión de comprobantes. El portal ATV quedó desactivado y cada contribuyente tuvo que registrarse de nuevo.

Para un negocio que factura, TRIBU-CR importa por tres cosas:

1. Ahí se obtiene la llave criptográfica (el archivo .p12 con su PIN) que firma tus comprobantes. Es gratuita.
2. Ahí se generan las credenciales del API, el usuario y la contraseña con los que tu sistema de facturación se conecta a Hacienda. Ojo: el ambiente de pruebas y el de producción tienen credenciales distintas.
3. Ahí está TicoFactura, el facturador gratuito de Hacienda. Sirve para emitir comprobantes a mano, uno por uno. Para un negocio con ventas diarias en mostrador, lo práctico es que el comprobante salga solo desde el punto de venta.

Lo que cambia el 1 de noviembre de 2026

En abril de 2026 Hacienda publicó una actualización de los Anexos y Estructuras 4.4. Los sistemas emisores deben aplicarla a más tardar el 1 de noviembre de 2026:

• Nuevos códigos de referencia (del 13 al 17) para anular o corregir un comprobante por error material, sustituir uno rechazado o registrar el pago de un comprobante con un REP.
• Códigos 19 y 20 para referenciar una Factura Electrónica de Exportación y un Recibo Electrónico de Pago.
• Cédula jurídica alfanumérica. Las sociedades nuevas, o las que pidan el cambio, podrán tener una cédula con letras (por ejemplo, 3-101-A00001). El Registro Nacional todavía no fija la fecha; se espera para el último cuatrimestre de 2026.

Si usás un sistema de facturación, preguntale a tu proveedor si ya está listo. Si emitís a mano, TicoFactura se actualiza solo.

Qué necesitás para facturar electrónicamente

Antes de emitir tu primer comprobante desde cualquier sistema, tené esto a mano:

1. Inscripción en Hacienda con tu cédula física o jurídica (o DIMEX/NITE) y tu actividad económica al día en el catálogo CIIU 4.
2. Ubicación fiscal: provincia, cantón, distrito y otras señas, igual que en tu inscripción. La versión 4.4 la exige en cada comprobante.
3. Llave criptográfica (.p12) y su PIN, descargada desde la OVI de TRIBU-CR.
4. Usuario y contraseña del API de comprobantes electrónicos (los que generás en la OVI).
5. Código CABYS de cada producto o servicio que vendés. Cada línea del comprobante lo lleva.

Factura, tiquete y nota de crédito: cuál usar

• Factura electrónica: cuando el cliente te da su identificación (cédula, cédula jurídica, DIMEX o NITE). Le sirve para respaldar el gasto o el crédito fiscal.
• Tiquete electrónico: la venta al consumidor final que no pide factura. No lleva datos del cliente y, para quien lo recibe, no sirve como respaldo de gastos.
• Nota de crédito: para devoluciones, descuentos posteriores o anulaciones. Siempre hace referencia al comprobante original.

Lo explicamos con ejemplos en Tiquete electrónico o factura electrónica: cuál emitir en cada venta.

Errores comunes que hacen que Hacienda rechace un comprobante

• Código de actividad viejo (CIIU 3) o que no coincide con el de tu inscripción.
• Ubicación fiscal incompleta o con códigos que no existen.
• Credenciales de un ambiente usadas en el otro: las de pruebas no funcionan en producción, y al revés.
• Llave criptográfica vencida. La llave tiene fecha de vencimiento: anotala y renovala antes.
• Numeración repetida. Si antes facturabas con otro sistema, el nuevo tiene que seguir tu numeración, no empezar de cero.
• Totales que no cuadran por el IVA. Si tus precios ya incluyen IVA, el sistema tiene que desglosarlo, no sumarlo encima.

Cómo lo resuelve un sistema POS con facturación integrada

La diferencia entre "cumplir" y "cumplir sin que te cueste tiempo" está en que el comprobante salga solo, en el momento de la venta.

En DaxCloud la facturación electrónica está incluida en todos los planes y se conecta directo con Hacienda, sin proveedores intermedios:

• Cada venta del punto de venta genera, firma y envía su comprobante en formato 4.4: tiquete si el cliente no pide factura, factura si das sus datos.
• Autocompleta el nombre del cliente a partir de su cédula.
• Las notas de crédito salen desde la venta, para devoluciones parciales o totales.
• Ves el estado de cada comprobante (aceptado o rechazado y por qué) y lo reenviás con un clic.
• Tu cliente recibe el PDF y el XML firmado por correo.
• Tus precios incluyen IVA y el comprobante sale por el total que cobraste.

Funciona igual para pulperías, restaurantes, farmacias, veterinarias y otros tipos de negocio. Podés probarlo 14 días gratis y configurar la facturación con el ambiente de pruebas de Hacienda antes de emitir comprobantes reales.

Preguntas frecuentes

¿La factura electrónica 4.4 es obligatoria para todos? La versión 4.4 es el formato obligatorio para quienes emiten comprobantes electrónicos desde el 1 de septiembre de 2025. Si tu negocio está obligado a facturar electrónicamente, tiene que hacerlo en 4.4. Tu contador puede confirmar tu situación según tu régimen.

¿Puedo seguir usando el facturador de ATV? No. ATV se desactivó con la entrada de TRIBU-CR el 6 de octubre de 2025. El facturador gratuito de Hacienda ahora es TicoFactura, dentro de TRIBU-CR.

¿Cuánto cuesta la llave criptográfica? Nada. Se descarga gratis desde la Oficina Virtual de TRIBU-CR.

¿Qué pasa si Hacienda rechaza un comprobante? El rechazo trae un mensaje con el motivo. Hay que corregir el dato (por ejemplo, el código de actividad o la ubicación) y emitir de nuevo. Con los ajustes de noviembre de 2026 existe un código de referencia específico para sustituir un comprobante rechazado.

Fuentes

• Hacienda confirma obligatoriedad de la factura electrónica 4.4 a partir del 1 de septiembre de 2025 — Siempre al Día
• Hoy entra en operación el nuevo sistema tributario TRIBU-CR — Delfino.cr
• Este lunes Hacienda lanza Tribu-CR, el nuevo sistema tributario con facturador gratuito — Teletica
• Implementación de los nuevos códigos de actividades económicas para la factura 4.4 — Siempre al Día
• Newsflash: actualización de Anexos y Estructuras 4.4 — KPMG Costa Rica
• Ministerio de Hacienda de Costa Rica

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